Описание на длъжността административен сътрудник

ЗАО "Неро" Затворено акционерно дружество "Неро"

1.2. За позицията на административен сътрудник са назначени лица с висше, средно специално образование и опит не по-малко от 1 година, или на непълно работно време, но в зависимост от преминаването на секретарите на курсовете.

1.3. Административен помощник се назначава и освобождава по реда на генералния директор да докладва за отдаване под наем мениджър.

1.4. Офис Асистент е на пряко подчинение на генералния директор.

1.5. В своята дейност се ръководи от изпълнителен асистент:

- законодателни актове;

- разпоредби относно организацията на дялове;

- ред (ред) Управлението на на организацията;

- нормативни и методически материали за офис организация;

- тази характеристика.

1.6. Административен асистент трябва да знаете:

- структурата на организацията, ръководството на дейността му;

- имената на ръководителите на структурни подразделения, имената на лидерите на организацията-майка, основните партньорски организации и техните лидери;

- национални стандарти за регистрация на административни документи;

- наредби, инструкции и други нормативни документи и насоки за водене на отчетност;

- организация на труда лидери;

- правила за работа на компютъра и друга офис техника;

- Основи на етика и естетика, правилата за делово общуване;

- Основи на трудовото законодателство;

- правила и разпоредби за защита на труда, безопасност, хигиена на труда и противопожарна охрана;

- перспективите за развитие на организацията, нейната финансова и икономическа активност.

1.6. Офис асистент трябва да може:

- композиране бизнес писма, проекти, административни документи, води протоколите от заседанията;

- използване на комуникации и организационни техники;

- работа на компютър в среда Windows;

- използват интернет и електронна поща;

- провеждане на делови преговори.

1.7. По време на отсъствието на административен асистент (заболяване, ваканция, и т.н.) в негово лице, определено със заповед на генералния директор, който придобива права и отговорности в съответствие с тези инструкции.

2.1. На административен сътрудник, отговарящ за следните функции:

- информация и справки услуга организация и подкрепа документация за дейността му;

- документиране на дейността на консултативните органи на организацията;

- организационна подкрепа на управление;

- водене на персонала записи и записи на персонала * (1).

3.1. Административен сътрудник е длъжен:

- като се отчитат, се регистрират документи, следи за тяхното изпълнение, за да се гарантира правилното съхранение на документи;

- контрол на качеството на обучението, правилната подготовка, проверка и одобрение на документите, които се представят за подпис с управлението на организацията;

- контролира изпълнението на документи и управление на поръчки, да предприемат мерки за навременно и качествено изпълнение на документи и заповеди;

- осигуряване на оперативна връзка с външни организации и лица за текущата дейност на организацията;

- за провеждане на приемане на гости;

- според указанията на генералния директор да води подготовката на срещи, протоколи за освобождаване от контрол и съхранение;

- олово HR аутсорсинг * (2), а именно:

а) изпълнява нареждания на персонала;

б) за провеждане на лични карти образуват Т-2;

в) поддържане на трудови книжки на работниците и служителите;

ж) изпълнява трудови договори и промените в тях;

д) за издаване на документи за пътуване;

д) запълни листа инвалидност;

г) поддържа отчетите;

з) да издава сертификати за стаж и заплата;

- изпълнява пишете и да дублира дейностите;

- провежда годишен подбор на документи за архивиране или унищожаване;

- изпълнява указанията на управление в рамките на своята компетентност.

Административен сътрудник има право да:

4.1. Искане за ръководителите на отдели на необходимите материали, както и обяснение защо задачите и инструкции за употреба не са изпълнени в срок.

4.2. Преглед на документите и да ги изпращате на ръководителите и специалистите на организацията.

4.3. Търсенето от изпълнителите документи редакция, приготвени с нарушение на установените правила за тяхното получаване и представяне.

4.4. Да одобри документите на дейностите по управление в рамките на своята компетентност.

4.5. Участие в ръководството на предложения за това как да се подобри подкрепата на документацията на организацията и подобряване на методите на административна работа.

4.6. Изискване на управление, за да се създадат нормални условия за изпълнение на служебните задължения и безопасността на всички документи, представени в работата на организацията.

4.7. Работа с документи, които са класифицирани като "Търговска тайна" или "поверително".

4.8. Взема решения в рамките на своята компетентност.

Административен асистент е отговорен за:

5.1. Незадоволително качество на представените документи за подписване на ръководството на организацията.

5.2. Пренебрегването на регистрация, управление и съхранение на документи.

5.3. Разкриване на информация с печат подпис "Търговска тайна" или "Поверително".

5.4. Неясен или ненавременно изпълнение на служебните задължения, описани в тази инструкция.

* (1) функция администрация HR може да се възлага на секретаря, ако организацията не разполага със специалист по персонала.

* (2) Ако административен сътрудник възложена функцията по администриране на персонала.