изпълняващ длъжността секретар

Както се посочва в проучването, проведено от различни кадрови агенции, професията "секретар" - един от тези, които са свързани с най-голям брой ревизии, както и необходимостта да се адаптират към управлението на работния график. Тази група включва също шофьори и представители на някои други специалитети.

Кой е секретарят?

Тя идва от латински, терминът "Тайната", т.нар пълномощниците в древния Рим. И след това, по-късно (в двора), те са били само мъже, понякога много умело успява да стигне до властта.

Какво прави той?

При хората, личната секретарка на директора е стереотипен образ - дългокрака красотата, в състояние да отпечатате основно на компютъра си, да направи кафе и отговаряне на повиквания. Понякога това е отразено в шегите не са твърде приличен съдържание. В действителност, професията, "Секретарят", както и позицията на асистент в голяма компания, предполага наличието на много сериозен багаж на умения, знания и определени работни характеристики. Наистина представител на професията не може да направи, без да е организация, старание, точност и дипломацията.

Задълженията на секретаря (административен сътрудник) включва познаване на всички свързани разпоредби производство, управление на документи, офис организация, структури за управление на собствеността и върху основите на офис оборудване, правила за защита на труда. Многобройните му права, отговорности и вида на извършената работа регулира длъжностната характеристика. Тя - основният документ от правното естество, свързани с дейността на служителя. Независимо дали става дума за всеки отделен случай се изисква с пълна отговорност.

Нека да разгледаме най-основните раздели на настоящия документ.

Това гласи инструкция съставен за административен асистент

Общи разпоредби, които съдържа името на организацията, показват, непосредствените началници и да се обаждат по който ще замени секретар в негово отсъствие. Там ще намерите на изискванията за стаж и квалификация на работника или служителя, както и списък на всички необходими работни документи (правила, държавни стандарти, правилници и наредби).

Функциите, възложени на секретаря, са в секунда (едноименната) секцията. Това включва задължението за изготвяне на необходимите документи в съответствие с ръководството за инструкции, запис, изпращане и получаване на кореспонденция, да организира и контролира работата на рецепцията, съхранява документно управление на документите и др.

За повече подробности за работата му боядисани в следващия раздел - ". Задълженията на секретаря" Ние говорим за безопасност и регистриран кореспонденция, по отношение на издаването на сертификати за различни регистриран документация, организация и подготовка на официални срещи, копиране и печат, запис на съобщения за шефовете оставени в негово отсъствие и го информира за тях, като се гарантира офис на компанията се нуждае от kantsprinadlezhnostyami.

Всеки действащ секретар на организацията може да има свои собствени характеристики, в зависимост от спецификата на работата. Неговата позиция може да звучи като "секретар-деловодител", което означава разширяване на базовите мита.

За секретар права

Какво има право да секретар? Според инструкцията, той има право да поиска материалите, които ще бъдат задължени да работят в различни отдели на компанията, за да се определи по реда на тяхното използване.

Като всеки друг служител, личния секретар на главата има право да работят в подходящи условия, които трябва да отговарят на изискванията на професионалните стандарти за здраве и безопасност.

Той е отговорен за това, което административен сътрудник?

Той е отговорен за поддържане на конфиденциалността на информацията, която е поверителна, за качеството на документацията и навременно подаване на нейното ръководство, отговарящ за управление на документи, безопасността на имущество и документи на организацията, дискретна връзка с ръководството и служителите.

Следващата част от длъжностната характеристика показва какво официалния отношението и функционални връзки между секретарка и различните структури на компанията. Като правило, а средни организации да взаимодействат секретар на логистични проблеми (като дава офис канцеларски материали) с отдела на административен и икономически, върху документа - с другите звена и, разбира се, директно с управлението.

Оценка от секретаря на основните дейности са избрани критерии, които също се регулират от съответните секции. В повечето случаи, тези критерии са в ефективността и старание. Предоставяне и ситуации, в които инструкцията е предмет на преразглеждане. Това може да се случи, когато промените своята функция или структура на организацията.

За да обобщим

При наемане на лице, назначено на тази длъжност, се срещна с официални инструкции, в който са изброени всички задължения на главния секретар. Нека да си ги спомнят отново за кратко.

След преразглеждане на списъка на задълженията, служителят подписва под ръководството се подписва от главата. Имайте предвид, че всяка организация може да му версия на указанията, но никой от тях не трябва да е в противоречие с действащото законодателство или приетите стандарти на труд.

Функции на съдебен отдел

Спецификата на всяка институция, както знаем, има собствен. Какво, например, прави съдебен отдел? Какви са отговорностите си за поста? Те са много:

освен това

За изпълняваните задачи от съдебен отдел, между другото, включват:

• публикуване на списъци на случаите за седмицата;
• проверява присъствието на страните на заседание;
• провеждане на протокол за опит;
• контрол на получаване и изпращане на всички документи, включени в случая.

Секретари трябва да се запознаят страна със случая, да следи входящия уведомление поща, подавайки разписки, известия, копия на сертификати и други важни документи. Те допринасят за списания и карти, до компютърна система, печат, ръчно изработени актове се отнасят делата между съдиите за преглед и да ги оттегли след нея, и да даде подгъва на изпълнителен лист и да извършва много други неща за вършене от името на съдиите.

с изискванията на чиновника

• Документите трябва да бъдат номерирани и заведени.
• Инвентаризация въпроси и други документи, съставени отделно.
• Номерирани снимки и пликове за писма, в случай на повреда, номерирането започва наново, старите номера са обект на задраскан (без корекция!).
• Всички корекции трябва да бъдат сертифицирани в съответствие с приетата форма.
• случаи Корица са направени от името на съда, номера на делото и заглавието, имената на страните, начална и крайна дата, брой листа, и срок на годност.
• Материалните запаси се извършват на ръка или на компютъра.

Какво е необходимо да се направи училище секретар?

Училище секретар - първата и най-важна директор асистент. Той трябва да изпълни всички поръчки и указанията на органите, свързани с функционирането на институцията.

В основните си отговорности включват процедурата за правене на нещата по кадровите промени (уволнение, рецепция) персонал, доставки и експулсиране на студентите. Неговата задача - да се създаде документ, че директорът ще осигури неговия подпис. Ако е необходимо, секретар трябва да се съберат и да си вземе обратно подписани документи в желания срок за разглеждане на по-високите власти.

допълнително

Марк, който съдържа инструкции училища секретар, се казва, отговорността вменено от провеждане на допълнителни (други) поръчки. Какво означава това?

Той е за това: секретар училище директор изпълнява указания, различни от лични молби. То може да бъде, например, на поканата за интервю на ученика или учителя, изпращане на електронна поща, превод комисия, закупуване на необходимото оборудване за училището. Този списък е почти неизчерпаем, мита т. Е. секретар в училището е много, много богат.

Ако училището не предоставя счетоводител, въпросите на финансовото управление също е отговорност на главния секретар. Нейната задача е да изпрати информация за заплата, попълнете карта доклад, за да направи необходимите корекции.

Помощ секретар може да изисква не само на директора, но и за всеки посетител рецепция. Той се използва, за да отпечатате текст, фотокопие на документ и да определи голям брой въпроси.

Ако сте административен асистент генерален директор

В този случай, вие сте сред специалистите, както и да приеме и ще уволни директора, че е ще бъде пряко отговорен. За да стигнете до това положение, трябва да имат висше образование (или поне на средно специално) образование, опит в позицията от 1 година. Ако не разполагате с време - сертификат за участие секретари.

Трябва да бъде компетентен по въпросите на икономическата и финансова дейност, перспективите за развитието му, работния процес и управлението на работа, компютърни умения и офис оборудване, превод на документи, производство на чужд език, професионална етика.

Функции и отговорности

Трябва да се грижи за всички модели и информационни услуги, свързани с документацията на фирмата. Както и за организацията и контрола на провеждане на процедури в отделни клонове и поделения на фирмата. Нищо чудно - вие не сте обикновен секретар чиновник. Трябва да бъде в състояние да се документира служи и бързо организира дейността на неговото управление и консултативни органи. Ако инспекторът не е на разположение на персонала - да поддържа всички документацията за персонал и счетоводството.

Изпълнителен асистент-режисьор принцип е необходимо да се подготвят документи, необходими за осигуряване на финансово-стопанската дейност на предприятието, да се организира тяхното приемане, регистрация, записване, съхранение. Той контролира правилността на подготовка, приемане и хармонизиране на всички представени за подпис с управлението на документацията на предприятието. Като мерки за качество навременно изпълнение на заповеди на висшестоящи, той носи информация директно на изпълнителите, е анализ и дава становище относно доклади и справки, чрез управление.

В допълнение, секретар на функциите е да поддържа оперативни съобщения за дейността на дружеството с граждани - физически лица и отделни организации (обществени и търговски). Той отвежда посетителите могат да носят персонал дейност - да издава лични файлове, заповеди, трудови книжки, споразумения (договори), документи за пътуване и удостоверение за неработоспособност, поведение доклад карти и издава сертификати за заплата.

Отново за правата на

Тази позиция включва не само разширява функциите на главния секретар, но също така и съответните им права. В допълнение към конвенционалното, те включват правото да изиска необходимите материали и информация от всички функционални услуги на предприятието и изисква обяснения за забавянето на изпълнението на задачите за управление. След това: Можете да изисква преработи, за да представи документите, изготвени от правилата за прилагане, приети в нарушение на съответствие с ГОСТ 6.38-90 или ISO - международните стандарти за документи.

Той има право на зрението в рамките на собствените си документи на професионална компетентност по отношение на дейността на управляващото дружество, въвеждането на управление на личните предложения за подобряване на дейността на организацията в областта на управление на документи, използване на новите компютърни технологии.

Той има достъп до документи с надпис "поверително" и може да взаимодейства с всеки от персонала и услугите на предприятието, за да се контролира изпълнението на управленските решения и че точната информация.