Кои са офис мениджъри - Memo на работодателя)))
Офис мениджър - мениджърска позиция. Най-често, мениджър офис нарича секретарка или офис мениджър. Това едва ли е оправдано, тъй като секретарка, така и мениджър отрече (или почти няма) мощност. Спомнете си, че всички съобщения, които съдържат в името си, мениджърът на дума (английски мениджър -. Най-мениджър, мениджър, директор), така или иначе трябва да се даде на работника или служителя с управлението.
В България, полагане на секретарски или администратор отговорности офис мениджър е обяснено в допълнение към различните характеристики на нашия манталитет (добре известно е, че в съветските времена, аналог на поста беше (а) секретарка с "определени правомощия" на лидера си - за "по-висок" е начело, на "по-горе "имах властта да секретарката му), а също и желанието на работодатели на домашни помощници и към универсализация на икономии в областта на човешките ресурси. Но тъй като този пост е дошъл при нас от чужбина, а след това, ако се съди по "там" Тенденции, тази практика вече "отмиране".
По този начин, офис мениджър - един от най-висши служители, които се отчита директно пред директора. Неговата основна задача е организирането и предоставянето на работа в офис. Офис в този случай е отделен компонент на предприятието, за да изпълнява административни функции, предназначени за настаняване на административния персонал, и да си взаимодействат с клиентите. Следователно, в списъка на офис мениджър задължения включват тези, които осигуряват изпълнението на посочените по-горе функции.
Те могат да бъдат разделени в пет групи:
1. Управителният. Тези задължения включват:
офис сграда организационна структура;
планира работата в офиса;
разработване и прилагане на корпоративна култура в офиса, в съответствие с предприятието като цяло;
политически диалог развитие с клиенти.
2. Административният. При административните задължения са разбрани Организация офис в офис сграда на връзката между структурните звена на "зониране" офис и т.н.
3. Домакински задължения. Те започват с организацията на възлагане на обществени поръчки на офис оборудване, части, консумативи и завърши оборудването на инсталациите за употреба и определя по поддръжка, оперативна съвместимост с обслужващи сервизна организация.
4. Контролни отговорности. Това предполага извършване на инвентаризации и проверки на богатството, сертифицирането на персонала, организация на вътрешното отчитане и изпълнение на други мерки за контрол.
5. отчитане. Те включват отчетната организация на висшето ръководство за контрол на последните.
Както може да се види от горните задължения, офис мениджър - служител, който определя дали не половината, която е доста голяма част от успешното функциониране на офиса. Тази позиция "ключ", и затова изискванията към него - по-голяма (виж "Лични данни" в секцията "Изисквания" на тази статия.).
Аз трябва да кажа, че всички по-горе се прилага предимно за "идеален" офис мениджър и доста типично за големите компании.
В малките фирми, офис мениджър може да бъде мениджъри средно ниво, като, от една страна, почиства, в сравнение с по-горе, на органа, а от друга - по желание, не е присъщо на служебните си задължения, като: директна водене записът (включително включително човешки ресурси), или изпълнението на функции на мениджъра на HR (като търсенето на необходимите за офис професионалисти, провеждане на предварителни интервюта и т.н.). Понякога дори офис мениджър възложени отговорности за управлението на първичен счетоводен - той трябва да работи с банкови документи, фактури, фактури, сметки, и кредитни нареждания и т.н. Търговски дружества офис мениджър често се вмени за комуникация с клиенти и координация на продажбите. Но отново - всичко от желанието на универсализация на персонала, липсата на разбиране за характера на длъжността, и не е много верен използване на терминология.
В момента има доста голям брой различни курсове, които осигуряват на уменията и знанията, необходими за изпълнение на задълженията на офис мениджър. Но, общо взето, за тази позиция са назначени лица с незавършено висше образование или висше образование. Понякога офис мениджъри "растат" извън офиса администратори. Перспективата пред растежа в големи компании с чуждестранни инвестиции - от офис мениджър за вицепрезидент на автоматизация управление.
Синтез на отговорностите, възложени на офис мениджър в българските предприятия, нека кажем, че работникът или служителят:
1. Организира структура (зониране) офис, въз основа на задачите, възложени от родителя и профила ръководство на предприятието.
3. Разработва и графици превантивните и поддръжка на оборудване, периодични покупки на консумативи, както и процедурата за изхвърляне и отписване на оборудване, излишък.
4. Осигурява подготовката и организацията на службата (организация управлява работни места офис персонал, организира тест офис оборудване, за да се определи готовността за работа, проверка на санитарните условия на работа в офис помещения (осветление, вентилация, температура и т.н.).
5. Организира използване в офис техника; следи за правилното състояние на офис техника, офис комуникации; осигурява връзка с сервизните организации за техническо обслужване на офисно оборудване (развиващите персонал блок схемата за отстраняване на офис техника и друго оборудване, на повикване специалисти за ремонт и други видове поддръжка).
6. Подредете за предоставяне на необходимите стойности опис на офиса (анализ и определяне на потребностите за логистика и офис услуги, изготвяне на планове за канцеларски материали, консумативи и др.; Проверки за канцеларски материали и консумативи; анализира предложения ценова структура, отстъпка система позволява подаване на поръчки към доставчиците, сключва договори).
7. Определя процедурата за получаване на наличните бройки, организира плащания за доставката им, изготвя пълномощно.
8. Организира работата по поддържане на бюджета за офис разходи, оптимизиране на преките и косвените икономически разходи.
9. Осигурява съхранение на наличните бройки (канцеларски материали, консумативи и т.н.), необходими за работа в офис, организиране на регистрация и издаване на обекти и средствата за работна ръка офис персонал.
10. Организира работата на ръководството на офис инвентара.
11. Координати работят по водене на отчетност (изпълнение, регистрация, съхранение и преминаване на документите в съответствие със стандартната офис); организиране на офис на работния процес.
12. организират приемането и разпространението на бизнес кореспонденция (регистрация и обработка на входяща и изходяща кореспонденция), е в рамките на правомощията си бизнес кореспонденция.
среща, рецепция, регистрация и на необходимите услуги на посетителите, посетителите, делегации, клиенти и партньори;
Получаване на визитка, анализ на тяхното съдържание, тяхното съхранение;
материално-техническата предоставяне на преговорите, презентации, срещи, конференции, семинари и други мероприятия.
14. Организира и провежда бизнес преговори (за планиране на бизнес срещи, определя линията на бизнес преговори, които управлява преговори в съответствие с правилата на етикет и протокол, организира, документиращи преговори, анализи на резултатите от бизнес срещи).
15. Наблюдава офис работници: Разпределя задълженията между тях; Той предлага на вниманието на работниците и служителите и на работни места, приети във връзка с решението си; определя степента на отговорност на служителите; разработва стандартите на критерии за изпълнение и оценка на изпълнението; анализи на ефективността на работата; осъществява контрол върху изпълнението на решенията.
17. Ръководи трудовата дисциплина на офиса (на административна дейност, контролира изпълнението му, пази регистър на нарушенията, анализира причините за нарушенията и да вземат мерки за предотвратяване на нарушенията на правилата за офис работа и трудова дисциплина) работниците.
18. Даване на работниците, носещи материали отговорност за тях прехвърлят за извършване на работни задачи материални активи; определя схемата предаване на материални активи от един материал към друг отговорен човек.
19. Осигурява че служителите на корпоративните правила и норми на поведение.
20. Разработване и прилагане на система за мотивация и дисциплинарни офис работници, следи за изпълнението на материалните и моралните стимули за служителите на офис система.
21. Има офиса работници помагат в решаването на възникващи в хода на проблемите, да вземе мерки за предотвратяване на конфликти.
22. координира работата на кабинета, за да се подготви за затварянето (чистене на работни места извън офис оборудване, включително осветление, активиране на алармени системи и т.н.) и на подготовката за новия работен ден.
23. Осигурява офис взаимодействие с други структурни подразделения на предприятието.
24. Организиран съвместно с работата на служба за сигурност на планирането и изпълнението на мерки за поддържане на вътрешно-режим и информационна сигурност.
25. Наблюдава подготовка на доклади за най-добро управление.
Знания: целта и задачите на работа на службата, принципите на неговото зониране; структура и офис оборудване; правила за ползване на офис техника; Основи на управлението; сфери на дейност и вида отговорност на служителите; принципи на организация на офис консумативи; методи за стратегическо планиране; цели, средства и методи за мерки за контрол; мотивационни техники и мотивационни стратегии; основите на психологията; бизнес етикет; основи на работния процес и управлението на записите стандарти; основава етика и естетика; основите на трудовото законодателство; правила за работа; правила и разпоредби за защита на труда, безопасност, хигиена на труда и противопожарна охрана; основите на счетоводството и отчетността.
Стаж и опит. Кандидатите за позицията на офис мениджър на високо ниво в големи компании, като правило, се изисква професионален опит от най-малко 3 години на ръководни позиции. Средните и малките фирми обикновено намаляват "летвата" на до 1 година, а дори и не се нуждаят от лидерски опит.
Лични характеристики. Възраст - обикновено 25 и повече години. Кандидатът за позицията на офис мениджър, трябва да бъдат информирани; имат висока степен на самоорганизация, добри организационни умения, устна и писмена комуникация; имат висока устойчивост на стрес; е в състояние да доведе персонала в "проблема" ситуации.
Други. Отделните предприятия са готови да офис мениджър знаеше чужди езици.
Висше образование, за предпочитане - икономически. Добре дошли на курсове за обучение, в това число - профил.
Общи гаранции, предоставени от трудовото законодателство.
Основният правен инструмент
Трудов договор и длъжностна характеристика.
Ниво на зареждане определя от размера на компанията, която оперира офис мениджър, както и тези, на които връзка (най-висока, средна или отдолу) е на работника или служителя в съответствие с предприятие персонал.