Computerra как да създадете шаблони в дума

Рутинната работа с един и същ тип документи могат да бъдат сведени до минимум, ако ги формата на Word шаблони. Фактът, че те изглеждат, и как да ги нашият днешния материал се създаде.

Доста често, в хода на бизнес, ние създаваме един и същи вид на документи: актове, заповеди, писма, договори, курсови работи и т.н. Всички тези документи, като правило, съдържа определен текст или графични елементи - заглавия, подробности, лога, текстови блокове, повторени от документ за документиране.

Шаблонът определя основната структура на даден документ и съдържа настройки за документи, като например записи автотекста, шрифтове, възложени на клавишни комбинации, макроси, менюта, оформлението на страницата, форматиране и стилове. (От Word Помощ)

Тази функция може да бъде сведена до минимум, ако създадете документ на базата на шаблон. Понякога дори най-шаблони, посочени като "риба". Въпреки това, без значение как ще го наречем, и шаблони позволяват на няколко пъти, за да се увеличи ефективността на работата.

Шаблонът може да се създаде по два начина, въз основа на документ, с всички налични елементи, или започва от нулата, включително собствените си необходимите елементи към него.

Аз ще ви кажа как да създадете шаблон от нулата, и по този начин ще бъде по-лесно да се разбере целия процес, а не да променя съществуващ файл. Например, ние ще създадем един прост модел на официално писмо. Нищо сложно за него, ако следвате стъпка по стъпка инструкциите ми.

1. Създаване на празен документ.

2. Веднага го спаси. Отидете в меню "Файл" (File) и натиснете "Save As." (Запиши като.). "Запазване на документ на" диалогов прозорец, в който трябва да изберете опцията "тип файл" (Запиши като тип) тип "Документ за шаблони" (* .dot) (шаблони на документи (* .dot).

папка "шаблони", в която всички шаблони, се записват по подразбиране, за да бъдат отворени. Името на файла и натиснете "Запазване".

3. определи кои елементи (текст и графика), и къде ще се намира в документа.

Като правило, всички официални писма съдържат елементи, като например името на фирмата, лого, данни за контакт. В текста на писмото може да бъде учтив референция към писмото на получателя, а в действителност, много текст на писмото. В края на писмото е длъжността на ръководител на организацията с неговия подпис. Да вземем като база, и ние като структурата на писмото.

4. Име на организацията, ние ще публикуваме в горната част на документа, в центъра. За да направите това, въведете името на нашата организация с главни букви, например, Ltd. "Бели нощи". Натиснете бутона за въвеждане и да се премести на нов ред.

5. По-долу можете да вмъкнете разделителна линия. За да направите това, вие трябва да кликнете върху бутона "Draw" (рисунка). В долната част на бутоните на контролния панел на екрана на тираж. Ние сме заинтересовани в линията, така че ние изберете бутона "Line" (Line). курсора на мишката се превръща в кръст.

Забележка: Може да се наложи да бъде включен в т.нар плата - пунктирани вмъкване площ форми / моделите. За поставяне на далновидни, за да се отървете от платното, отидете на "Инструменти" (Tools) и изберете "Опции" (Опции). Щракнете върху раздела "Общи" (General) и махнете отметката от опцията за автоматично създаване на платно, когато поставяте автофигурите (Автоматично създаване на рисуване платно, когато поставяте автофигурите). Сега натиснете "OK" и затворете прозореца "Опции" (Options).

6. Обобщавайки курсора с формата на кама с името на организацията и да начертаете линия, точно под мига курсора в десния край на полето, като кликнете и задържите левия бутон на мишката. Линията се изтегля.

7. Можете да оставите линията, какъвто е, но вие може да му се даде по-елегантен вид. За тази цел на бутона на лентата с инструменти рисуване има съответен "Line Type" (Line Style). Кликнете върху него и изберете всякакъв вид.

9. Сега форматирате текста в съответствие с вашите идеи. Името на организацията, например, съм избрал и му присъжда стил "Заглавие 1" (функция 1). Също така изравни глава в средата и се между букви тънък интервал от пет точки.

размера на шрифта на текста по-долу линията I намален до девет точки и изравни в центъра. Проба можете да видите на снимката по-долу.

По този начин, ние сме създали една константа (непроменяема) на нашия модел, така наречената "шапка". Сега нека да преминем и да се създаде една област, в която по-късно ще изложи данните си.

В лявата част на шаблона под "капака" и кликнете два пъти с мишката и да пишете името на града, като Москва. След това, на противоположната (вдясно) страна на шаблона отново, кликнете два пъти върху с мишката и поставете мига датата на вложка курсора. За да направите това:

2. поставете отметка в квадратчето "Update автоматично" (Актуализация автоматично). Сега, когато създавате нов документ на базата на този шаблон ще бъде датата, трябва да се посочи в съответствие с текущото време на вашия компютър.

3. В дясната част на шаблона по-долу дата - отстъп от левия край на около 10 см от хоризонталната линия - двойно кликване на мишката. Blink курсора, и в този момент ние поставете контейнер получател данни на писмото.

4. В менюто "Insert" (Вмъкни), изберете "полето" на командния (Field). Това ще отвори прозорец, като на снимката по-долу:

Строго погледнато, в "Макро името" би трябвало да е да се отбележи NoMacro (т.е. без макро екип), но такава не е в списъка. Ето защо, ние остава така, най-малко, никога не съм срещал никакви грешки.

6. Вземете областта с нашия текст.

Ако го направите, това поле се показва като текст, без засенчване, тогава аз ви препоръчваме да направите, е оцветяването. Това ще ви позволи лесно да се идентифицират по-късно в задължителните полета на документа за въвеждане на данни. За да направите това, отидете на "Инструменти" (Tools) и изберете "Опции" (Опции) и върху "View" (Изглед) в групата "Display" (Show), изберете от списък с полеви оттенъци (засенчване Field) вариант е винаги (Винаги ).

Ние все още трябва да вмъкнете приветствие към получателя на писмото, той текст на адреса и подписа на изпращача по-долу. Опитайте се да вмъкнете в своя шаблон областта, позовавайки се на ръководството, че се има предвид по-горе, и не забравяйте да съхраните получената форма.

Например, можете да погледнете скрийншота на шаблона, който се оказа по мен:

Сега, за да използвате този шаблон за създаване на писмо, ще трябва да отидете в менюто "Файл" (File) и изберете "Създаване" (New). Показва се в дясното поле задача, в която трябва да изберете "Общи шаблони" (на моя компютър). Отваря се прозорец с всички налични шаблони. решите да се създаде шаблон и натиснете "ОК". Нов документ въз основа на шаблона ще се изтегли в Word. Добавяне на вашите данни в съответните полета и се насладете на автоматизацията.