Помощник-секретар на това, което е
Основната фигура на чиновнически процеса - административен асистент. Неговата най-важна задача, която се изпълнява при изпълнението на много функции - да се осигури максимална помощ на главата и му спестява време.
Наличието на длъжностната характеристика - най-важна предпоставка за рационална организация на секретарска работа. Да разгледаме характеристиките на административен асистент длъжностна характеристика (вж. Прил. 1.4).
В раздела "Общи" трябва да бъде строго ограничен кръг от лица, които са на пряко подчинение на секретаря. Оптималното решение - на пряко подчинение на административен асистент на един човек. Трябва да се има предвид най-пълния списък на методически документи, ръководен административен асистент в своята дейност, справки и други предимства.
Необходимо е да се определят изискванията, свързани не само с професионалната грамотност административен сътрудник, но и за своите професионални познания (например, за печат, да изготви документи с помощта на копирни машини, да притежавате компютър и т.н.).
Изчерпателно трябва да се определя от длъжността секретар за всяка от функциите, изпълнявани от тях (чиновнически, пишете, комуникация, приемане на посетители, мениджър обслужване и т.н.). При изброяването на задълженията, които трябва да бъдат изложени ясно, точно и недвусмислено, че е препоръчително да се посочи действията, които произтичат от тези или други условия или резултати от набор от отговорности.
Секцията "Отговорност административен асистент" трябва да посочат отговорност, която секретар има за непълно или неточно изпълнение на задълженията си, за неправилно използване или неизползване на правата си. Трябва да се има предвид, че управляващият блок не е да се работи за изпълнението на които никой не е отговорен.
Организация на приемане на гости - един от най-важните функции на главния секретар. Когато се изпълнява секретар упражнява такт и умение да влязат в контакт с посетителите, за да реши някои проблеми. Необходимо е да се направи разграничение на три групи лица, на които главата на семейството е в постоянни или случайни контакти - е агенция персонал, представители на други организации, граждани, чиито ръководител предприема при разглеждането на въпроси, свързани с компетентността на институцията, което той оглавява.
Организиране на персонала рецепция, е препоръчително да се придържате към следните насоки.
Ако служител настоява за необходимостта от среща с ръководителя по никакъв предвидено за приемане на времето, административен сътрудник е длъжен да съобщите това на главата, да общуват и имената на служителя и има интерес от въпроса му; допълнително административен сътрудник действа в съответствие с инструкциите на главата, като ги информира за служителя.
Ако срещата е договорено, секретар уведомява ръководителя на пристигането на лицето му напомня, че в бъдеще пристига в съответствие с инструкциите, ако е необходимо. Ако срещата не е била, секретар констатира, от което организацията лицето пристигна, името му, предмета и, след като направи оценка на информацията, могат да насочват човек в структурно звено. Ако въпросът може да бъде решен само мениджър, административни доклади асистенти в главата и действа в бъдеще в съответствие с неговите указания.
При никакви обстоятелства не трябва административен сътрудник директни пристигания до главата, без предизвестие. Представяне на посетителя, административен сътрудник трябва ясно да го име, длъжност, организация наричат.
Ако предварително определеното време, за да получите главата отсъства поради причини, известни административен сътрудник, е необходим административен асистент от името на управителя да се извини, обясни причината за отсъствието му (закъснение) и се споразумеят за следващото заседание.
Значително се различава от посочените задължения на секретаря на организацията на прием на граждани. В повечето случаи, тя изпълнява следните функции:
• провежда регистрация на граждани, които желаят да бъдат приети от главата, докато в регистрационната форма (карта) трябва да съдържа информация за посетителя и по представените от тях документи. Опитен административен сътрудник може да означава липса на документи, необходими за разглеждане на делото;
• осигурява ред в рецепция по време на рецепцията (регламентира реда, взима по искане на ръководителя на необходимите документи, кани работници на машини и т.н.);
• Ако е необходимо, извършва запис на интервюто с глава на човек, пристигащи на рецепцията, да направи отпечатък върху хода на производството в картата или списание.
При подготовката и провеждането на заседанията на административни функции асистенти са както следва:
• Изготвяне на списъка с участниците и осигуряват на гостите с необходимите материали и материали за писане;
• регистрация на главата на доклада, подготовката на илюстративен материал;
• Регистрация на участниците и да докладва на ръководителя на броя на участниците са закъснели, липсва, от съображения за отсъствие и др.;
• воденето на протоколите и стенограмата от заседанието;
• подбор на материали за главата;
• изпълнение на оперативната програма за управление на поръчки, получени по време на срещата;